Content-Management-System
WK Automotive kann Ihre gesamten Dokumentationsprozesse für Sie übernehmen. Dazu gehört die Verwendung eines Content-Management-Systems (CMS), mit dem wir höchste Effizienz und Kostenersparnis sicherstellen. Der Begriff CMS wird häufig verwendet, wenn es um die Verwaltung von Websites geht. Es gibt jedoch auch Content-Management-Systeme für die Verwaltung von Dokumentation und Informationen im Allgemeinen, und darum geht es in diesem Artikel.
Die wichtigsten Merkmale eines CMS-Systems
Ein Content-Management-System oder CMS hilft Ihnen, die Kontrolle über alle Ihre Dokumentationsabläufe auf den verschiedenen Ebenen zu behalten. Hier die wichtigsten Merkmale eines CMS:
- ein zentraler Speicher, auf den über ein lokales Infranetz und/oder das Internet zugegriffen werden kann. Alle Personen, die mit dem Veröffentlichungsprozess betraut sind, können auf das System zugreifen und effektiv zusammenarbeiten: Publikationsmanager, Autoren, Übersetzer usw.
- Versionsverwaltung - häufig ist es wünschenswert oder gesetzlich vorgeschrieben, dass frühere Versionen von Dokumenten einsehbar bleiben. Die Versionsverwaltung macht dies möglich.
- Verwaltung von Metadaten - Metadaten dienen zum gezielten Auffinden von Informationen. Die manuelle Eingabe von Metadaten kann sehr zeitaufwändig sein. Ein CMS vereinfacht dies durch Teilautomatisierung.
- Verwaltung von Übersetzungen - das System verfolgt, welche Dateien bereits übersetzt sind und welche nicht. In Fällen, in denen nicht alle Veröffentlichungen in jede Zielsprache übersetzt werden müssen, kann die Verwaltung der Übersetzungen schnell schwierig werden. Ein CMS mit Übersetzungsmanagement-Funktionalität schafft hier Abhilfe.
- Bei Veröffentlichungen in einer Vielzahl von Medien und Formaten wählen Sie am besten ein XML-basiertes Dateiformat, bei dem Inhalt und Layout getrennt bleiben. Mithilfe von Formatvorlagen können die Informationen dann in jedem gewünschten Format oder Layout dargestellt werden, z. B. im PDF-Format für Drucksachen oder im HTML-Format zur Verwendung in einem Webportal oder einer App.
Kombination mit Themenbezug: Component-Content-Management oder CCMS
Dank des intelligenten Einsatzes von themenbasierter Texterstellung wie z. B. in DITA oder S1000D, ist es oft möglich, ein hohes Maß an Wiederverwendung zu erreichen. Der Vorteil sind Kosteneinsparungen, vor allem hinsichtlich Übersetzungen und insbesondere, wenn eine große Anzahl von Zielsprachen vorgegeben ist. Ein CMS ist das effektivste Mittel, um die Verwaltung von Themen und der entsprechenden Übersetzungen zu vereinfachen. In solchen Fällen spricht man von einem CCMS, einem Component-Content-Management-System.
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